توانایيهای یک مدیر پروژه از دیدگاهPMBOK

[تیم مدیریت پونه عظیمی آفلاین]

معرفی استاندارد PMBOK

• پم‌باک معروف‌ترین استاندارد جهانی در مدیریت پروژه است و رایج‌ترین معیار برای شکل‌دهی و ارزیابی سیستم‌های مدیریت پروژه به شمار می‌رود. بسیاری از رایج‌ترین تعاریف، اصطلاح‌ها و طبقه‌بندی‌هایی که امروزه در مدیریت پروژه به کار می‌روند از این استاندارد برداشت شده‌اند. به عبارت دیگر، پم‌باک زبان مشترکی جهانی در مدیریت پروژه است.
• عبارت پم‌باک (PMBOK) مخفف Project Management Body Of Knowledge است و در فارسی به گستره دانش مدیریت پروژه، پیکره دانش مدیریت پروژه یا به صورت ساده‌تر به دانش مدیریت پروژه ترجمه شده است. منظور از Body Of Knowledge مجموعه‌ای جامع از اطلاعات و مهارت‌هاست که یک حرفه را شکل می‌دهند.
• پم‌باک را موسسه‌ای بین‌المللی و غیر انتفاعی با نام موسسه مدیریت پروژه (PMI) تدوین کرده است. این استاندارد با تلاش گروه بسیار بزرگی از دست‌اندرکاران مدیریت پروژه گردآوری شده و مبنای تدوین آن نیز الگوهای موفق و تجربه‌های این اشخاص بوده است و نه تئوری محض.
• اولین پیش‌نویس استاندارد در سال ۱۹۸۷ تهیه شد و نسخه‌های مختلف آن در سال‌های بعد منتشر شدند. آخرین نسخه آن، یعنی نسخه ۴، در اواخر سال ۲۰۰۸ منتشر گردید.

حوزه‌های دانش PMBOKاز این قرارند:

   ⚡️ حوزه دانش مدیریت یکپارچگی پروژه
   ⚡️ حوزه دانش مدیریت گستره پروژه
    ⚡️حوزه دانش مدیریت زمان پروژه
    ⚡️حوزه دانش مدیریت هزینه پروژه
    ⚡️حوزه دانش مدیریت کیفیت پروژه
    ⚡️حوزه دانش مدیریت منابع انسانی پروژه
    ⚡️حوزه دانش مدیریت ارتباطات پروژه
    ⚡️حوزه دانش مدیریت ریسک پروژه
    ⚡️حوزه دانش مدیریت تدارکات پروژه

توانایيهای یك مدیر پروژه از دیدگاهPMBOK به شرح ذیل است :

1 - رهبری

رهبری (Leadership)( و مدیریت  Management)، از یکدیگر متمایزند ولی نیاز توامان به آنها در پروژه احساس میشود . مدیریت توجه خاص به سازگاری بین نتایج اصلی حاصله وانتظارات متولیان و مجریان است درحالیکه رهبری شامل موضوعات زیر است :

• تعیین اهداف سازمانی : مشخص نمودن اهداف و تبیین استراتژی دستیابی به آنها .
• هم سوسازی متولیان و مجریان : ایجاد ارتباط و هم سوسازی اهداف فردی و ایجاد انگیزه همکاری مشترک بین دستاندرکاران برای حصول به اهداف سازمانی .
• ایجادانگیزش : کمک به متولیان و مجریان در ایجاد انگیزه در آنها برای غلبه بر مشکلات محیطی ، قوانین اداری و سایر محدودیتهای فردی .

انتظار میرود در پروژهها ، به خصوص پروژههای بزرگ ، مدیر پروژه ، رهبر نیز باشد . این رهبری نه تنها در امور پروژه ، که در همه بخشهای ارتباطی اعضای تیم پروژه جریان مییابد .

2- ارتباطات

موضوع اصلی ارتباط (Communicating) تبادل اطلاعات است . طراحی و پیادهسازی جریان درست دادههای دقیق و پردازش مناسب آنها به منظور دستیابی به اطلاعات درست ، از مهارتهای مهم مدیریت عمومی است . انواع روشهای ارتباطی در پروژه گسترده است و طیف وسیعی شامل ارتباطات شفاهی ، نوشتاری ، شنیداری و گفتاری ، رسمی و غیررسمی ، داخلی و خارجی ، عمودی و افقی را دربردارد .

مدیر پروژه باید روش درست انتقال اطلاعات و چگونگی برقراری ارتباط در هر بخش را به دقت طراحی کند تا از گردش مطلوب اطلاعات در سازمان پروژهاش اطمینان یابد . داشتن اطلاعات درست ، دقیق و به هنگام ، از پیش شرطهای لازم برای تصمیم سازی است . اهمیت این مساله در پروژهها به حدی است که PMBOK ، فصل دهم خود را به مساله ارتباطات در پروژه اختصاص داده است . 

3- مذاکره

مذاکره )Negotiation( مشاوره و رایزنی با دیگران برای کسب نتیجه و دستیابی به توافقیمشخص است . بسیاری از توافقات با حضور طرفین یا نمایندگانشان و با گفتگو حاصل میگردد . میانجیگری ، حکمیت و داوری ، برخی اشکال گوناگون مذاکره هستند . مذاکرات در پروژهها، به دفعات و در زمانهای مختلفی صورت میپذیرد  

4- حل وفصل اختلافات

حل مشکلات پروژه )Problem Solving( ، تلفیق توام بیان مسایل روزمره و اخذ تصمیم است . حل مشکلات نیاز به ریشه یابی آنها و یافتن علت ومعلول هاست . حل وفصل مشکلات ، شامل تجزیه و تحلیل مساله و تعیین راه حل های مناسب و سپس انتخاب یکی از آنان ، از فعالیتهای مهم مدیریت است . تصمیمات باید به موقع اتخاذ شوند و اجرای آنها بهدقت پیگیری شود .

5- تاثیر بر سازمان

توانایی سازمان ، قابلیت انجام بهموقع امور است . برای ایجاد این قابلیت باید هماهنگی مناسب بین اجزای سازمان برقرار گردد و تصمیمات اتخاذشده مدیر بهدرستی توسط افراد اجراشود ؛ اینجاست که مدیران نیاز به هنر اقتدار و علم سیاست دارند تا از طریق نفوذ بر افراد ، تواناییهای سازمان در اجرای بهموقع تصمیمات را افزایش دهند . 

 

حوزههای دانش مدیریت پروژه کدامند؟

براساس استاندارد PMBOK ، مدیریت ۹ گانه حاکم بر پروژهها عبارتند از :

۱- مدیریت یکپارچگی پروژه : توصیف کننده فرایندهای موردنیاز جهت حصول اطمینان ازهماهنگی مناسب عناصر مختلف پروژه و شامل آغاز پروژه ، اجرای برنامه و اختتام پروژهمیباشد.

۲-  مدیریت محدوده پروژه : توصیفگر فرایندهای لازم برای حصول اطمینان از این امر که پروژه در برگیرنده تمامی فعالیتهای موردنیاز بوده و کار اضافی در آن انجام نمیشود ، میباشد و شامل تصور توسعه پروژه ،محدوده توسعه وکنترل ، تعریف فعالیتها و کنترل آن میگردد.

۳- مدیریت زمان پروژه : توصیفگر فرایندهای لازم برای حصول اطمینان از خاتمه بهموقعپروژه میباشد و شامل تعریف ارتباط فعالیتها ، برآورد مدت زمان فعالیتها ، تهیه برنامه زمانی وکنترل زمانبندی آنهاست.

۴-  مدیریت هزینه پروژهها : توصیفگر فرایندهای لازم برای حصول اطمینان از اینکه پروژه درچارچوب بودجه مصوب به اتمام خواهد رسید ، میباشد و شامل برآورد هزینه ، بودجهبندی وکنترل هزینه میگردد.

۹- مدیریت کیفیت پروژه:  توصیفگر فرایندهای لازم برای حصول اطمینان از تامین ضرورتهای موثر در اجرای پروژه بوده و شامل برنامهریزی ، تضمین و کنترل کیفیت میباشد.

۹- مدیریت تدارکات پروژه : توصیفگر فرایندهای موردنیاز برای فراهم کردن کالا و خدمات لازمالوجود در پروژه میباشد وشامل برنامهریزی وکنترل تدارکات ، مدیریت مدارک تجهیزات، برنامهریزی تقاضا و درخواست ، انتخاب منبع ، مدیریت و ارزیابی طرفهای قرارداد دست دوم (Subcontractors ) آنهاست.

۷-  مدیریت منابع انسانی پروژه : توصیفگر فرایندی است که بهترین شکل بکارگیری افراد در پروژه را تضمین مینماید و شامل تعریف ساختار سازمانی نیروی انسانی پروژه ، شیوههای جذب نیرو ، روش تخصیص نیروها) در ساختار ماتریسی (، تشکیل ، سازماندهی و توسعه تیم پروژهمیباشد.

۸-  مدیریت ارتباطات پروژه : توصیفگر فرایندهای لازم برای حصول اطمینان از تولید ،جمعآوری ، انتشار و توزیع مناسب و بهموقع اطلاعات پروژه بوده و شامل برنامهریزیارتباطات ، مدیریت اطلاعات ، کنترل اطلاعات ، گزارش کارایی و اختتام رسمی پروژه میباشد.

۹- مدیریت ریسک پروژه : توصیفگر فرایندی است که با تعیین و تجزیهوتحلیل واکنش مناسب در مقابل درجه ریسک پروژه سروکار دارد و شامل تعریف ریسک در پروژه ، برآورد ریسک ،کمی) مقداری (کردن ریسک ، اتخاذ واکنش در برابر ریسک و کنترل واکنش در قبال ریسک وپاسخگویی در قبال ریسک میباشد.